Trop à faire, pas assez de temps ? Voici pourquoi votre agenda nuit à votre gestion du temps
- Benoit Hélie
- 1 août
- 3 min de lecture
Série “Reprenez le contrôle de votre temps (et de votre entreprise)” – 2 de 4Vous commencez la journée avec de bonnes intentions, mais tout dérape avant même le dîner? Ce deuxième article vous explique pourquoi un agenda mal utilisé peut nuire à votre efficacité au lieu de la soutenir.
Le piège de l’agenda trop chargé
On entend souvent cette phrase :« Si ce n’est pas dans mon agenda, ça n’existe pas. »C’est juste… mais encore faut-il savoir comment l’utiliser intelligemment.
Beaucoup de dirigeants confondent planification et surcharge de tâches.
Résultat :
Aucune marge pour les imprévus (qui surviennent pourtant chaque jour)
Des blocs de 15 minutes pour des tâches qui en nécessitent 90
Des rencontres à répétition, sans pause, sans préparation, sans résultats
Aucun moment pour réfléchir, respirer ou prendre du recul
Un agenda trop rempli n’est pas un signe d’efficacité. C’est souvent un symptôme de désorganisation bien dissimulée.
Être occupé ne signifie pas être productif
On peut remplir 12 heures de travail… et ne rien accomplir de réellement utile.
C’est le syndrome de la journée pleine, mais vide :
On coche des petites tâches, mais les projets importants n’avancent pas.
On répond à tout le monde, sauf à nos propres priorités.
On termine la journée épuisé… et insatisfait.
Et pourtant, on a l’impression d’avoir été très actif. La vérité? L’énergie a été dépensée, mais pas investie au bon endroit.
Un horaire dicté par les autres
Autre piège courant : laisser les autres décider de ce qui remplit votre horaire.
Par exemple :
Accepter une rencontre de « 30 minutes » qui interrompt un bloc stratégique
Planifier des appels clients à des moments peu propices à la concentration
Répondre en temps réel à tous les messages et courriels
Commencer la journée en ouvrant son téléphone, sans intention claire
Résultat : l’agenda ne reflète plus vos priorités, mais celles des autres.
Et vous vous retrouvez à gérer votre semaine en réaction, au lieu de l’orienter de manière stratégique.
Ce qui devrait figurer à votre agenda… mais qu’on oublie souvent
Lorsque vous regardez votre horaire de la semaine passée, y voyez-vous :
Des blocs réservés à la planification stratégique ou au développement?
Du temps prévu pour gérer les imprévus, sans déranger le reste?
Des périodes de travail profond sans interruption?
Des pauses réelles, du temps de réflexion ou de récupération?
Si la réponse est non, ce n’est pas un manque de temps, mais un problème de conception de votre semaine.
Repenser votre agenda : les bases d’une bonne gestion du temps
Voici trois repères que j’enseigne dans ma formation pour vous aider à structurer un horaire utile :
Planifier par blocs, non par microtâches
→ Regrouper les tâches similaires (appels, suivis, administratif) dans des blocs cohérents. Cela augmente la concentration et diminue les pertes de temps entre chaque action.
Protéger les moments stratégiques comme un rendez-vous important
→ Ne jamais repousser un bloc de réflexion, de planification ou de développement. Ces moments construisent la suite.
Prévoir volontairement des espaces libres
→ Le temps vide n’est pas une perte de productivité. C’est une marge pour absorber l’imprévu, faire une pause ou ajuster votre trajectoire.
Un agenda bien structuré, c’est un outil de performance
Lorsque votre horaire reflète vos vraies priorités, vous cessez de survivre à vos semaines.
Une gestion du temps efficace commence par un agenda structuré autour de vos vraies priorités.
Vous prenez des décisions plus claires, vous terminez davantage de projets, et vous ressentez moins de pression au quotidien. Bref, vous cessez de courir… pour enfin avancer.
Prochain article – 3 de 4 :
Sauver 1 à 2 heures par jour : ce n’est pas un rêve, c’est une décisionDans ce troisième article, vous découvrirez ce qui change concrètement lorsqu’on décide de gérer son temps comme un gestionnaire, et non comme un pompier.
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