Suivi financier en entreprise : où passe votre argent?

Trois suivis simples pour reprendre le contrôle

La commande vient d’être confirmée et le mois s’annonce excellent. Pourtant, au moment de préparer la paie, le propriétaire regarde son compte bancaire et recommence ses calculs. « Avec toutes ces ventes, pourquoi ne reste-t-il pas plus d’argent? » Pour illustrer cette situation, imaginons Marc, un entrepreneur dont les commandes augmentent, mais qui utilise toujours autant sa marge de crédit.

Marc connaît ses clients et sait faire avancer les projets. Son suivi financier en entreprise repose surtout sur deux choses : les ventes du mois et le montant dans son compte. Il a d’autres informations, mais elles sont réparties dans son logiciel comptable, ses factures et plusieurs fichiers Excel. Pour comprendre pourquoi il lui manque de l’argent, il doit chercher, recopier et refaire des calculs. Il finit souvent par remettre ce travail à plus tard.

Pour reprendre le contrôle, Marc doit comprendre ce qui se passe avec son argent. Trois suivis simples peuvent l’aider à comprendre la situation et à régler les problèmes avant qu’ils s’aggravent.

Premier suivi : ce que vos ventes rapportent vraiment

En regardant quelques dossiers terminés, Marc découvre que certains contrats lui ont laissé moins d’argent que prévu. Le prix lui semblait bon au départ, mais des heures de travail supplémentaires et des achats oubliés dans ses calculs ont réduit sa marge. Comme personne ne regroupait tous ces coûts pour chaque dossier, il voyait les ventes augmenter sans mesurer ce qui restait une fois le travail terminé.

Il regarde par exemple une vente de 10 000 $ avant taxes. Les coûts directs, c’est-à-dire les dépenses directement liées à cette vente, atteignent 7 500 $, eux aussi avant taxes. Il reste donc 2 500 $, soit une marge brute de 25 %. Ce montant doit encore servir à payer les frais d’administration, les intérêts et les autres dépenses de l’entreprise avant de calculer le profit net. Marc avait prévu des coûts directs de 7 000 $; les 500 $ de plus réduisent donc la somme disponible pour les autres dépenses.

Dans Excel, quelques colonnes peuvent suffire pour commencer : le dossier, les ventes, les coûts directs et la marge. Une formule enlève les coûts directs du montant des ventes. Une autre divise la marge par les ventes et affiche le résultat en pourcentage. Marc peut ensuite comparer ce qu’il avait prévu avec ce qui s’est réellement passé. Il voit quels prix ou quelles façons de travailler doivent être revus, à condition d’avoir inscrit tous les coûts et de toujours les classer de la même façon.

Deuxième suivi : prévoir les dépenses avec un budget simple

La marge explique une partie du problème, mais Marc n’a aucun budget pour suivre ses autres dépenses. Il paie les factures à mesure qu’elles arrivent. Un abonnement, des frais de livraison et quelques réparations s’ajoutent sans qu’il voie clairement leur effet sur ses résultats. Il lui manque un repère pour savoir si ses dépenses sont raisonnables compte tenu de ce que l’entreprise peut se permettre.

Il commence donc par préparer un budget simple. Il reprend les dépenses des derniers mois, les regroupe par catégorie et prévoit les achats à venir. Il ajuste les montants selon le travail prévu et les hausses de prix connues. Il se donne ainsi un point de comparaison pour chaque mois et peut réfléchir à ses choix avant d’engager les dépenses.

Dans Excel, il place les montants prévus à côté des dépenses réelles. Si une dépense budgétée à 2 000 $ atteint 2 600 $, les 600 $ de plus deviennent visibles. Le tableau peut même les faire ressortir en couleur. Son suivi financier en entreprise l’aide alors à comprendre la différence et à décider quoi réduire, reporter ou renégocier. Il tient aussi compte des ventes, puisque certaines dépenses augmentent normalement lorsque l’entreprise a plus de travail.

Troisième suivi : l’argent qui va entrer et sortir

En regardant les dates des prochains paiements, Marc comprend enfin pourquoi il utilise encore sa marge de crédit. Certains clients vont le payer après qu’il aura versé les salaires et payé ses fournisseurs. Il rembourse aussi une partie du montant de ses emprunts, en plus des intérêts. Ces sorties d’argent expliquent pourquoi son entreprise peut faire un profit sans avoir assez d’argent disponible au moment où elle en a besoin.

Chaque semaine, il note donc l’argent qu’il prévoit recevoir et les montants qu’il devra payer. Il part du montant dans son compte bancaire, ajoute les paiements clients aux dates où il pense vraiment les recevoir, puis enlève les paiements prévus. Il inscrit les salaires, les fournisseurs, les versements de prêts et les remises de taxes. Pour ce suivi, il utilise les montants qui seront réellement reçus ou payés, avec les taxes lorsqu’elles s’appliquent.

Dans son fichier Excel, le montant qui reste à la fin d’une semaine devient le montant de départ de la suivante. Un paiement client retardé peut alors faire apparaître un manque d’argent quelques semaines plus tard. Marc remplace les montants prévus par les montants réels et corrige les dates quand la situation change. Il peut relancer un client, reporter un achat ou parler de ses besoins de financement pendant qu’il a encore le temps de choisir une solution.

Un suivi financier en entreprise facile à mettre à jour

Pour garder cette habitude, Marc doit pouvoir mettre ses suivis à jour sans tout recommencer chaque semaine. Il conserve les montants prévus dans son budget et inscrit les dépenses réelles à côté pour les comparer. Il reprend les informations de son logiciel comptable et utilise toujours les mêmes catégories pour garder ses chiffres en ordre.

C’est là que les bases d’Excel deviennent utiles au quotidien. Les listes déroulantes l’aident à classer les dépenses, les filtres à retrouver un dossier et les formules à calculer les résultats. Avec son adjointe, il précise qui fait les mises à jour et prévoit un moment chaque semaine pour regarder les chiffres. Il peut alors consacrer plus de temps à comprendre ce qui se passe et à décider des actions à prendre.

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Grâce à ce suivi financier en entreprise, Marc voit ce qui réduit ses marges, ce qui dépasse son budget et les semaines où l’argent pourrait manquer. Avant d’accepter une grosse commande, il regarde les coûts et les paiements à prévoir. Il peut mieux évaluer ce que cette vente pourrait lui rapporter et l’argent nécessaire pour la réaliser.

Quelques semaines plus tard, un fournisseur lui propose un rabais sur un achat important. Marc regarde son suivi et voit que le paiement tomberait juste avant la paie, alors qu’un client le paiera la semaine suivante. Il demande si la livraison et le paiement peuvent être reportés avant de s’engager. Il prend sa décision en sachant ce qu’elle changera dans son compte, au lieu de découvrir le problème au moment de payer.

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